GroeneHartslag - Specialist in IK EN WIJ ontwikkeling
Interesse? Neem vrijblijvend contact op via 06-50687526 of info@groenehartslag.nl

Onze kijk op zelfsturende teams

Dit bericht is geplaatst op 30 mei 2019 - Ontwikkelingen / Verandermanagement / Voor de organisatie

Geen hiërarchie, geen managers en geen vaste functieomschrijvingen. In plaats daarvan zelfsturende teams die samen beslissingen nemen én uitvoeren, die begrijpen wat de klant nodig heeft en daarop kunnen inspelen. In de afgelopen jaren zijn we overspoeld met handboeken en cursussen die deze nieuwe manier van werken propageren, zoals bijvoorbeeld Agile, Lean Startup, Holocracy, Deep Democracy en werken vanuit De Bedoeling.

Waarom kiezen steeds meer bedrijven en organisaties hiervoor? Een democratische organisatie klinkt vooral als een fantastisch ideaalbeeld, maar hoe haalbaar is het in de praktijk? Welke voorwaarden zijn er? Hoe kun je de transitie laten slagen?

Laten we bij het begin beginnen. Er zijn drie belangrijke redenen waarom organisaties het liefst werken met zelfsturende teams.

De meest voorkomende reden is: beter kunnen afstemmen op de wensen van de klant. Zelfsturende teams kunnen zich beter inleven in de klant en werken mét de klant, in plaats van vóór de klant of opdrachtgever.

Beter kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen en behoeftes van de organisatie zelf is ook een belangrijke reden. Het kan gaan om nieuwe producten of diensten aanbieden, optimalisatie van bedrijfsprocessen of ontwikkelingen die zich aandienen vanuit de samenleving. Snel kunnen schakelen is simpelweg een vereiste in de huidige tijd.

Ook een belangrijke reden is het beter benutten van de kwaliteiten van werknemers. Zij zijn meer dan wat hun functie-omschrijving voorstaat, niet in de laatste plaats omdat we onze ‘persoon’ en persoonlijkheid nu eenmaal niet bij de voordeur achter laten als we naar ons werk gaan! De ruimere teamrollen en bredere verantwoordelijkheid levert werknemers meer werkgeluk en persoonlijke groei op.

Hoe werkt het in de praktijk, zelfsturende teams?

Een zelfsturend team is:

“Een relatief vaste groep van medewerkers binnen een organisatie die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen en die aan een interne of externe klant(en) worden geleverd.”

De drie belangrijkste kenmerken zijn:

Gezamenlijke verantwoordelijkheid: het team staat centraal en niet de rollen of individuen

Zelfsturing: het team bezit regelvermogen om het desbetreffende proces te sturen. Het team is in zijn geheel de ‘proceseigenaar’ en dus ook eindverantwoordelijk. Leidinggevenden en stafdiensten zijn er om het team te ondersteunen (door voorwaarden te scheppen en in praktische zin)

Resultaatgerichtheid: de verantwoordelijkheid van het team wordt niet uitgedrukt in termen van een taak, maar in resultaat: een product of dienst met daaraan door de klant gestelde eisen

Hoe zorg ik dat zelfsturende teams optimaal kunnen werken?

Bij emotioneel volwassen medewerkers die weten wat er van ze wordt verwacht en die in staat zijn om over de muren van het eigen domein te kijken. Alleen dan kan zelfsturing enorm motiveren en tot betere resultaten leiden.

Wat zijn de voorwaarden om succesvol met zelfsturende teams te werken?

Vertrouwen op elkaar

Het is verleidelijk om een persoon verantwoordelijk te stellen in plaats van het team als geheel. Vooral wanneer het aan onderling vertrouwen ontbreekt. Het is dan makkelijker om met de vinger te wijzen: “dat zou Pietje regelen” dan te zeggen, “wij zijn er als team niet in geslaagd om dit voor elkaar te krijgen”. Vertrouwen staat onderaan de piramide van Lencioni, het is de eerste basisbehoefte voor sterk functionerende team. Teamleden kunnen van elkaar op aan. Maakt iemand eens een fout of loopt er de kantjes vanaf, dan wordt hij of zij hier door het team op aangesproken. Dit is immers een verbeterpunt waar iedereen van kan leren.

Een faciliterende (organisatie)structuur

De organisatie heeft de taak om na te gaan of de huidige structuur, zelfsturing faciliteert of tegenwerkt. Zelfsturing betekent niet: alle regels van tafel gooien en medewerkers aan hun lot overlaten. Je doet het uiteindelijk samen. De organisatie draagt er zorg voor dat mensen zichzelf niet voorbij lopen, zichzelf uitputten of alles zelf moeten bedenken. Structuur geeft ook veiligheid, helderheid en rust.

Resultaatgerichtheid

Het team moet een helder omschreven doel hebben, wat ieder teamlid begrijpt en kan omzetten naar concrete acties die binnen zijn of haar competentieveld passen. In veel gevallen is het doel een (onderdeel van een) product of dienst, maar de formulering moet helder en concreet zijn.

In de IT-wereld wordt vaak gesproken van een Minimum Viable Product, waarvan alle teamleden precies weten wat eronder wordt verstaan, namelijk een stuk software dat voldoet aan 1) de gecommuniceerde eisen van de klant en 2) de door het team zelf opgestelde kwaliteitsstandaarden.

Aandacht voor de individuele werknemer

Vroeger draaide het op de werkvloer om (technische) kennis, vaardigheden, geoefendheid en je gemak houden. Het onderwijs was daar ook op afgestemd.

Tegenwoordig wordt er meer van je verwacht als medewerker. Naast vaktechnische kennis moet je beschikken over de ‘juiste’ eigenschappen als sociale vaardigheid en emotionele intelligentie. Je moet meedoen met het politieke spel en voortvarend zijn in de communicatie.

In loopbaancoaching kennen wij ze als:

Biografische competentie. Wie ben ik en wat zijn mijn grootste kwaliteiten?
Sociale competentie. Welke mensen, organisaties en samenwerkingverbanden passen het beste bij mij?
Keuze en zelfsturing. Wat zijn mijn keuzemogelijkheden en mijn ontwikkelingsmogelijkheden?
Psychosociale competentie. Sociale sensitiviteit: wel of niet op mijn strepen staan, etc.

Deze competenties zijn geen kwestie van talent of persoonlijkheid. Ze kunnen worden aangeleerd!

Zeker bij stressfactoren als overbelasting, overvraagd worden of rolonduidelijkheid, zullen deze competenties bij medewerkers afnemen. Ze redeneren dan sneller vanuit de overtuiging ‘dit is moeilijk’ en ‘dit kan ik niet’, met als gevolg angsten, vermijdingsgedrag of een burn-out.

Dit is waarom er binnen de organisatie, naast structuur en het faciliteren van zelfsturing, ook extra aandacht moet zijn voor de individuele werknemer. Ontdekken wat de persoonlijke hulpbronnen zijn die medewerkers het beste van zichzelf doen geven. En dan hieraan richting geven.

De dieptepsychologie biedt uitstekende mogelijkheden om de ontwikkeling van bovenstaande competenties te ondersteunen. In deze coachingsmethode gaan we naar de kern, daar waar de ‘competentietekorten’ zich hebben genesteld, namelijk het onbewuste. Hier bevinden zich onze denkpatronen, gewoontes, overtuigingen, zelfbeeld, emotionele grenzen, maar ook ons innerlijk vuur, motivatie, dromen en onze levensdoelen. Ons onbewuste beïnvloedt maar liefst 90% van ons denken en gedrag.

‹ Alle blogartikelen